Swibbly AI: Wie Swibble ein eigenes Produkt von der Idee bis zum Launch umgesetzt hat

Wer bei einem Friseur, in einem Restaurant oder bei einem Handwerksbetrieb anruft, landet oft im Leeren: Es ist gerade niemand frei, der ans Telefon gehen kann. Für den Betrieb heißt das: Der Termin geht an den nächsten. Genau dafür haben wir Swibbly AI entwickelt, einen KI-Assistenten am Telefon, der jeden Anruf annimmt, Termine direkt in den Kalender bucht und Kunden per SMS erinnert.

Swibbly ist kein Kundenprojekt, sondern unser eigenes Produkt. Idee, Konzept, App, Design, Website, Videos und Launch-Kampagne stammen komplett aus dem Hause Swibble. In diesem Beitrag zeigen wir, wie daraus Schritt für Schritt ein fertiges Produkt geworden ist.

Das Produkt: Was Swibbly kann

Swibbly geht für einen Betrieb ans Telefon, rund um die Uhr und auch dann, wenn mehrere Menschen gleichzeitig anrufen. Es gibt kein Besetztzeichen und keine Warteschleife. Der Assistent versteht, was die Anruferin möchte, und erledigt es direkt im Gespräch.

• Termine buchen, verschieben und absagen: nur in freigegebenen Zeiten und mit der Dauer, die zur jeweiligen Leistung passt. Im eigenen Swibbly-Kalender oder in Google, Apple und Outlook.
• SMS-Bestätigung und Erinnerung: direkt nach dem Anruf kommt die Bestätigung, vor dem Termin die Erinnerung.
• Team-Kalender: jede Person mit eigenen Leistungen und Zeiten. Fällt jemand aus, verlegt Swibbly die Termine und informiert die Kunden.
• Swibblys Gedächtnis: Preisliste fotografieren, Website verlinken, Öffnungszeiten und häufige Fragen eintragen. Neues Wissen wird erst nach Freigabe übernommen.
• Cockpit: laufende Anrufe live, jede Minute, jede SMS und die Kosten pro Anruf auf einen Blick.
• Anrufe im Auftrag und Meeting-Assistent: Swibbly ruft selbst an, hakt eine Themenliste ab und meldet das Ergebnis, oder fasst Besprechungen mit Todos und Folgeterminen zusammen.

Umsetzung: von der Idee zur fertigen Plattform

Hinter einem Anruf, der sich für die Anruferin ganz selbstverständlich anfühlt, steckt eine komplette Plattform. Wir haben sie von Grund auf selbst konzipiert und entwickelt:

• Die App für Web, iPhone und iPad: Einrichtung, Cockpit, Kalender, Kontakte und Gedächtnis in einer Oberfläche, erreichbar unter app.swibbly.ai.
• Ein eigener Sprachdienst, der Swibbly mit dem Telefonnetz verbindet: mit eigener Swibbly-Nummer oder per Weiterleitung der bestehenden Betriebsnummer.
• Die Gesprächslogik mit klaren Regeln: Swibbly stellt sich immer als KI-Assistent vor, bucht nur in freigegebene Zeiten, fragt Wunschtag und Uhrzeit ab und legt eine Rückruf-Notiz an, wenn ein Mensch übernehmen soll.
• SMS-Versand, Kalenderanbindung und Abo-Abrechnung mit festen Monatspreisen und einem Cockpit, das den Verbrauch offen zeigt.
• Eine Schnittstelle für eigene Systeme, über die ein Unternehmen bei jedem Anruf Wissen zum Anrufer mitliefern kann, etwa Name, Vertrag oder offene Bestellung.
• Hosting in der EU: Gespräche, Kontakte und Wissen bleiben auf Servern in der EU. Aufgenommen wird nur, wenn der Betrieb es einschaltet, und dann mit Ansage.

Wichtig war uns die Einrichtung. Niemand, der einen Salon oder ein Restaurant führt, möchte dafür ein Handbuch lesen. Deshalb ist Swibbly in fünf Schritten live: Betrieb anlegen, Wissen hinzufügen, Kalender wählen, Nummer verbinden, Testanruf. Bevor eine neue Version live geht, durchläuft sie außerdem eine feste Reihe von Testgesprächen, vom Sonderwunsch bis zum Termin für eine andere Person.

Design: eine Marke, die man sofort wiedererkennt

Swibbly sollte auf den ersten Blick zur Swibble-Familie gehören und trotzdem einen eigenen Auftritt haben. Grundlage ist unser Swibble Design System mit festen Farben, Abständen und Komponenten. Darauf aufbauend ist die Swibbly-Welt entstanden: eine dunkle Bühne, der Verlauf von Magenta zu Pink, pulsierende Ringe als Bild für die Stimme am Telefon und die Schrift Poppins.

Dieselben Bausteine tragen alles: App, Website, Videos, Flyer und Social-Media-Beiträge. Jeder Kontaktpunkt sieht nach Swibbly aus, weil überall dieselben Farben, Formen und Mockups verwendet werden. In der App sorgt ein helles, ruhiges Layout dafür, dass man im Arbeitsalltag mit einem Blick erkennt, was gerade passiert: wer anruft, was gebucht wurde und wo ein Rückruf offen ist.

Marketing: der Launch aus einer Hand

Ein Produkt ist erst fertig, wenn Menschen es verstehen. Den Launch haben wir deshalb genauso behandelt wie eine Kampagne für unsere Kunden, mit Strategie, Content und Produktion aus einem Team.

• Die Website swibbly.ai erklärt das Produkt entlang einer klaren Geschichte: das Problem, die Lösung, ein Beispielanruf, Kalender, Erinnerungen, Preise. Mit animierten Szenen statt Stockfotos.
• Eigene Seiten für fünf Zielgruppen: Vertrieb, Privat und Familie, Friseure und Studios, Restaurants und Unternehmen. Jede mit eigenem Video, eigenen Beispielen und einem passenden Preisbeispiel.
• Launch-Video und Zielgruppen-Videos in 16:9 und 9:16, dazu ein Teaser von sechs Sekunden. Alle Szenen sind aus den echten Swibbly-Designs animiert.
• Zehn Beiträge für Instagram und TikTok, von verpassten Anrufen über die Einrichtung bis zu Kosten und Datenschutz.
• Print und Kanäle: ein A6-Flyer mit QR-Code, Banner und Thumbnails für YouTube und X, Screenshots und Texte für die App-Stores.
• Die Live-Testnummer: Wer wissen möchte, wie Swibbly klingt, ruft einfach an. Das überzeugt mehr als jede Beschreibung.

Wir nutzen Swibbly selbst

Der beste Beweis für ein Produkt ist, es selbst einzusetzen. Die Kontaktnummer auf swibble.net wird deshalb von Swibbly beantwortet. Wer uns anruft, spricht zuerst mit unserem eigenen Assistenten: Er beantwortet Fragen, nimmt das Anliegen auf und sorgt dafür, dass kein Anruf verloren geht, auch wenn wir gerade beim Dreh oder im Kundentermin sind.

Was das für unsere Kunden bedeutet

Swibbly zeigt, was wir bei Swibble unter einem Projekt aus einer Hand verstehen: Wir denken ein Produkt von der ersten Idee bis zur Kampagne durch. Konzept, Entwicklung, UX/UI-Design, Website, Video und Social Media greifen ineinander, weil sie im selben Team entstehen.